Guide de l'utilisateur - Sciences humaines

Remerciements

Le RCIP tient à remercier les organismes et les groupes suivants qui l'ont aidé à préparer les Dictionnaires de données du RCIP, à savoir les premiers utilisateurs du Réseau canadien d'information sur le patrimoine, les groupes de travail des utilisateurs du RCIP, les membres des groupes de travail des sciences naturelles, le groupe de travail des sites archéologiques, les groupes de travail du RCIP sur les normes, ainsi que les experts qui l'ont conseillé et appuyé.

Introduction

Un dictionnaire de données définit toutes les catégories ou tous les types d'information constituant une base de données. Les Dictionnaires de données du RCIP décrivent les zones des bases de données employées pour la gestion et la documentation des collections de musées et des sites archéologiques. Chaque zone de données des Dictionnaires de données du RCIP est décrite par une étiquette de zone, un code mnémonique, un nom, une définition, des règles d'introduction, des zones connexes, un type de données, des exemples, une discipline et une source. Les Dictionnaires de données du RCIP sont employés :

  • comme une norme pour les établissements canadiens qui versent des données sur les collections dans Artefacts Canada du RCIP ;
  • comme guides pour les établissements qui élaborent ou modifient un système de gestion des collections ;
  • pour aider les catalogueurs à consigner l'information de façon cohérente ou pour aider les utilisateurs de bases de données d'information sur les collections dans le cadre de stratégies de recherche.

Les Dictionnaires de données du RCIP ne constituent pas une structure de données à utiliser dans un système de gestion des collections, mais ils peuvent être employés comme base pour établir ce genre de structure. Des musées de toutes sortes peuvent s'en servir pour recenser leurs besoins en matière d'information et pour normaliser leur documentation.

Contexte historique

Depuis la mise sur pied en 1972 du Programme du répertoire national, précurseur du Réseau canadien d'information sur le patrimoine, plusieurs spécialistes, chercheurs et utilisateurs d'ordinateurs de même que le personnel du Réseau ont suggéré, défini et affiné les zones de données des Dictionnaires de données du RCIP. Ces dictionnaires représentent donc l'aboutissement de nombreuses années de travail de collaboration.

En , le Comité consultatif du Programme du répertoire national mettait sur pied onze groupes de travail chargés d'étudier les domaines suivants : archéologie, beaux-arts et arts décoratifs, histoire, ethnologie et culture, botanique, zoologie des Invertébrés, sciences de la Terre, mammalogie, ichtyologie et herpétologie, ornithologie et paléontologie. Les membres des groupes de travail, chacun étant spécialiste de l'une des disciplines représentées, ont établi des catégories de renseignements nécessaires à la description des objets, des échantillons ou des spécimens relevant de ces disciplines.

C'est en que le RCIP choisit le système PARIS (Pictorial and Artifact Retrieval and Information System), adaptation du logiciel BASIS, et développa une base de données de formation comprenant une trentaine de zones d'information. Cette base de données permettait de réaliser le prototype d'une base de données de gestion des collections intégrant des données numériques et du texte.

Les zones de la base de données de formation furent fusionnées à celles qu'avaient choisies deux participants du projet pilote - soit le Musée royal de l'Ontario et le Musée canadien des civilisations - permettant ainsi l'élaboration de la toute première version du Dictionnaire de données du RCIP . En 1982, au moment de la conversion de l'ancien système ISIS-DEAP au nouveau système BASIS, d'autres utilisateurs et des experts-conseils du RCIP ont ajouté des zones au dictionnaire.

En 1996, les Dictionnaires de données du RCIP ont été modifiés pour pouvoir servir de norme dans la base de données Artefacts Canada du RCIP. De nouvelles zones y ont été ajoutées et un sous-ensemble des zones (celles qui sont employées dans Artefacts Canada) a été modifié : les références à des techniques spécifiques ou désuètes ont été supprimées et les définitions et les exemples ont été clarifiés. Enfin, en , le reste des zones a été revu et corrigé.

En , une série de nouvelles zones ont été ajoutées à la base de données Artefacts Canada du RCIP pour permettre aux musées d'enrichir davantage leurs enregistrements et de favoriser plus de précision dans la recherche, particulièrement en ce qui a trait aux données géographiques. Ces changements se retrouvent dans les Dictionnaires de données du RCIP. Les nouvelles zones avaient été demandées par les membres contributeurs du RCIP, notamment le CHIN Geographical Locations Standards Working Group (en anglais seulement) et le groupe de travail sur les normes des collections archéologiques.

Après la publication, en , de l'outil sur le catalogage des objets culturels (Cataloguing Cultural Objects [CCO]), les groupes de travail du RCIP sur les normes l'ont évalué et en ont recommandé l'utilisation par les musées canadiens possédant des collections de sciences humaines. En , on a mis à jour les Dictionnaires de données du RCIP conformément aux règles d'introduction du CCO afin de les harmoniser avec les normes internationales. Pour faciliter la transition vers les nouvelles règles d'introduction des données et de fournir davantage de renseignements sur la norme du CCO, on a préparé trois documents :

Rapport avec d'autres normes ou lignes directrices

Les Dictionnaires de données du RCIP comprennent des zones de renseignements de base ainsi que de nombreuses zones relevant d'une discipline particulière. Comparativement à d'autres normes ou lignes directrices sur la gestion des collections de musées, les Dictionnaires de données du RCIP sont généralement plus exhaustifs et plus ciblés. Bien qu'une base de données employée pour la gestion des collections de musée contienne seulement un sous-ensemble restreint des zones du Dictionnaire de données du RCIP , les utilisateurs peuvent choisir les unités d'information dont ils ont besoin à partir d'une foule de zones (dont certaines relèvent de disciplines particulières au sein d'un musée, telles les collections d'ornithologie ou les collections militaires).

Les Dictionnaires de données du RCIP peuvent être mis en correspondance avec d'autres normes analogues, relatives à l'information sur le patrimoine culturel (p. ex., VRA Core, SPECTRUM, Object ID) ou avec des normes plus générales pour l'exploration des ressources (p. ex., Dublin Core). Ils peuvent également être mis en correspondance avec le modèle conceptuel de référence du CIDOC. Les Dictionnaires de données du RCIP respectent les conventions internationales en ce qui a trait à la mise en forme des données, ayant intégré les règles d'introduction de la norme du CCO.

Utilisation du Dictionnaire de données

1. Collaboration aux ressources collectives du RCIP

Un sous-ensemble des zones décrites dans les Dictionnaires de données du RCIP constituent la norme employée par les musées qui versent des données sur leurs collections dans Artefacts Canada du RCIP. L'établissement participant y verse des données clés, mais non confidentielles, qui sont accessibles dans Internet par l'entremise d'Artefacts Canada.

Les musées qui désirent verser des données ne doivent pas forcément employer les mêmes noms de zone ni la même structure de données que les Dictionnaires de données du RCIP. Cependant, les zones des musées doivent être mises en correspondance avec celles des Dictionnaires de données du RCIP afin qu'il soit possible pour les utilisateurs d'effectuer des recherches et des tris, et d'afficher les données des ressources collectives ainsi créées. Pour plus d'information à ce sujet, veuillez consulter les Documents destinés aux contributeurs d'Artefacts Canada.

2. Création d'une base de données

A. Création d'une base de données de gestion des collections

Les musées trouveront utiles les Dictionnaires de données du RCIP pour l'élaboration de systèmes de gestion des collections à partir d'applications commerciales de développement de bases de données.

Les Dictionnaires de données du RCIP ne constituent pas une structure de données utilisable dans un système de gestion des collections, mais peuvent servir de base à cette structure. Ils viennent plutôt définir les unités d'information que le musée devra consigner pour pouvoir documenter et gérer ses collections de façon appropriée. Les musées qui emploient les Dictionnaires de données du RCIP comme base d'une base de données relationnelle devront adapter les unités d'information en fonction d'une structure relationnelle. Par exemple, dans un système relationnel, une table peut servir à stocker l'information sur les adresses ; par exemple, toute adresse (p. ex., celle du donateur, du propriétaire précédent, etc.) sera stockée dans la table, si bien que les zones d'adresse spécialisées (adresse du donateur) ne sont plus nécessaires.

Le musée peut examiner les Dictionnaires de données du RCIP et y choisir un sous-ensemble de zones qui réponde à ses besoins. Les définitions de zones comprises dans les Dictionnaires de données du RCIP aideront le musée à faire un choix éclairé à ce chapitre.

B. Adaptation d'un système commercial de gestion des collections

Certains systèmes commerciaux de gestion des collections en vente au Canada emploient les Dictionnaires de données du RCIP comme base pour leur structure de zones. D'autres fournissent une structure élémentaire de base de données, mais sont conçus de telle manière que le musée peut y ajouter de nouvelles zones de données, changer les types de données, renommer les zones, etc. Le musée peut se servir des Dictionnaires de données du RCIP en vue d'une adaptation éventuelle de systèmes commerciaux de gestion des collections.

3. Normes d'introduction et d'extraction

A. Normes relatives au contenu de la base de données

Les Dictionnaires de données du RCIP proposent pour chaque zone une définition de l'information à y consigner. On s'assure ainsi que tous les utilisateurs consignent les informations semblables dans la même zone. Les Dictionnaires de données du RCIP peuvent servir de base à un système à fichiers non hiérarchiques ou à un système relationnel, mais ils ne prescrivent pas de structure de données particulière.

B. Normes de mise en forme des données

Les règles d'introduction déterminent le format selon lequel les données doivent être entrées. Il est préférable de s'en tenir à un format normalisé, notamment pour le nom, la date et les autres données facilitant l'extraction de données. Il est en effet très important d'appliquer des normes de mise en forme pour une extraction aisée des données. Les règles de mise en forme issues de la norme du CCO ont été intégrées au Dictionnaire de données du RCIP - Sciences humaines.

C. Normes de terminologie

Des listes d'autorité ont été dressées pour quelques-unes des zones clés par les groupes de travail du RCIP et ont été incluses dans les Dictionnaires de données du RCIP. L'utilisation d'autres normes établies pour le contenu ou la terminologie, par exemple le Art & Architecture Thesaurus (AAT) et Nomenclature, est recommandée pour certaines zones, mais elles font l'objet d'autres publications. Les ressources sur les normes d'Échange professionnel du RCIP constituent également une bonne source d'information pour les musées qui tentent de choisir les normes de terminologie appropriées.

Pour créer une liste d'autorité fondée sur l'usage, les utilisateurs peuvent consulter les index d'Artefacts Canada. Ces index indiquent les termes les plus fréquemment utilisés et, par conséquent, le mot s'avérant sans doute le plus approprié.

4. Autres outils de documentation et de gestion des collections

Les Dictionnaires de données du RCIP peuvent aussi servir à mettre au point des outils comme des feuilles de catalogage ou des fiches d'introduction de données, et à établir des règles pour l'entrée des données.

Sommaire des éléments de définition

Différents éléments servent à définir chacune des zones énumérées dans les Dictionnaires de données du RCIP, à savoir :

1. Étiquette de zone

L'étiquette de zone correspond au nom complet d'une zone de données et en identifie le contenu au moment de l'affichage ou de l'impression.

2. Code mnémonique de zone

Le code mnémonique est l'abréviation attribuée à chaque zone pour l'identifier de manière unique. En général, les codes mnémoniques portant sur une entité ont le même suffixe. Par exemple, les codes mnémoniques comportant le suffixe AR dans le Dictionnaire des données des sciences humaines représentent un groupe de zones décrivant l'Artiste ou l'artisan.

Nous avons essayé de conserver la même racine pour désigner les zones de même nature. C'est ainsi que les codes mnémoniques des zones Pays d'origine et Pays de la source contiennent tous les deux "PY". Dans la mesure du possible, les zones qui se retrouvent aussi bien dans le domaine des sciences humaines que celui des sciences naturelles possèdent le même code mnémonique, le même nom et partagent la même racine.

3. Nom de zone

Le nom de zone est un autre nom ou un nom employé précédemment pour décrire une zone. Dans la plupart des cas, il s'agit de noms utilisés dans des versions antérieures des Dictionnaires de données. Ils ont été inclus dans les Dictionnaires de données du RCIP pour aider les musées dont les noms de zone reprennent ceux de versions précédentes des Dictionnaires de données.

4. Définition de zone

La définition indique la raison d'être de la zone et contient des indications sur la nature des données qui doivent être entrées.

5. Règles d'introduction

Les règles d'introduction précisent de quelle manière il faut entrer les données dans les zones. Par exemple, la règle peut vouloir que les noms, les dates, etc. soient entrés d'une façon précise.

6. Zones connexes

Les zones connexes indiquent les autres choix possibles s'il existe des zones avec un nom ou une définition similaires.

7. Type de données

Chaque zone de la base de données est assortie de l'un de plusieurs «types de données», qui définit comment le système traite les données de cette zone. Les systèmes commerciaux de gestion des collections comportent des zones dont le type de données a déjà été défini, encore qu'il soit possible pour l'utilisateur de le changer. Les musées qui mettent au point leurs bases de données de gestion des collections devront définir le type de données pour chacune des zones qu'ils désirent inclure. Les principaux types de données sont les suivants :

Nombre entier
Les nombres entiers (sans décimales) sont indexés en vue d'un traitement mathématique.
Nombre réel
Les nombres réels (avec décimales) sont indexés en vue d'un traitement mathématique.
Chaîne alphanumérique
Une chaîne alphanumérique est une suite de caractères qui comprend des lettres, des signes de ponctuation ou tout autre caractère utilisé normalement comme séparateur de données.

8. Exemples

Les exemples des Dictionnaires de données du RCIP illustrent la façon dont les données doivent être entrées dans une zone, plutôt que la façon dont elles figurent dans l'index.

9. Discipline

Dans le Dictionnaire des données des sciences humaines, Discipline/Source représente la spécialité générale attribuée par le groupe de travail qui, à l'origine, a proposé la création de cette zone. Elle peut comprendre les sujets suivants : art, histoire marine et militaire, spécimens archéologiques, sites archéologiques, ethnologie ou encore des catégories pluridisciplinaires ou d'administration. Le terme "pluridisciplinaire" a été attribué lorsque plus de deux groupes de travail ont proposé cette zone. La catégorie "Administration" a été entérinée par le RCIP ou par un groupe de travail pour consigner de l'information sur les prêts, les expositions, la conservation et autres activités propres à tous les musées.

10. Source

La Source indique le groupe de travail, la réunion d'utilisateurs ou l'établissement qui a proposé la zone. L'abréviation PC après un nom indique qu'une réunion de pré-conversion a eu lieu avec une division des Musées nationaux. Le « RCIP » comme source indique que la zone de données a été ajoutée au terme de recherches au RCIP ou qu'elle a été transférée du Dictionnaire de données des sciences humaines.

11. Liste d'autorité

Pour de nombreuses zones clés de recherche, des listes d'autorité recommandées (termes normalisés) sont fournies et, dans certains cas, une liste d'autorité recommandée est fournie à même le Dictionnaire de données. Il est important que les musées choisissent d'utiliser des listes de termes, des thésaurus ou des systèmes de classification pour leurs bases de données de gestion de collections qui conviennent à la discipline et à l'importance de leurs collections. La normalisation du vocabulaire facilite tant le catalogage que l'extraction des données.

12. État

L'état indique si la zone est appropriée pour le téléchargement vers Artefacts Canada. Il désigne également les zones obligatoires dans Artefacts Canada.


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