Lignes directrices à l'intention des contributeurs à Artefacts Canada

Dernière mise à jour –

I – Introduction

Il est maintenant possible de contribuer par l'intermédiaire de W3 (ou WWW pour World Wide Web) à Artefacts Canada. Ce document est conçu pour vous aider à contribuer à ces ressources uniques en y versant de l'information importante à propos de vos collections. Comme première étape du versement de données dans Artefacts Canada, nous vous recommandons fortement d'imprimer la documentation, puis de la lire. Pour toute question, n'hésitez pas à communiquer avec nous en tout temps.

II – Accès au système

Pour pouvoir verser des données dans Artefacts Canada, vous devez avoir le logiciel approprié ainsi que l'information pertinente qui suit :

a) Logiciel

Un navigateur récent, tel que Chrome, Firefox ou Internet Explorer.

b) Gestionnaire de bases de données

Il doit y avoir au sein de votre établissement un gestionnaire de bases de données ou une personne ayant des compétences semblables. Certains aspects de la procédure de versement de données exigent des connaissances techniques spécialisées que possède normalement un gestionnaire de bases de données. Cette personne est souvent chargée de faire l'installation initiale du système d'un établissement.

Voici les tâches du processus de versement de données qui exigent les compétences d'un gestionnaire de bases de données :

  • attribution d'identificateurs aux enregistrements;
  • définition de la correspondance entre les zones;
  • création de programmes d'exportation de données et d'autres procédures informatisées ou non;
  • création de procédures de sélection des données à verser;
  • création de fichiers de données;
  • configuration des liens entre les fichiers d’images numériques et les articles objets;
  • exclusion des données confidentielles;
  • gestion de la suppression d'enregistrements;
  • utilisation d’un service FTP pour transmettre les images.

c) La signature d'une entente entre le RCIP et les établissements contributeurs.

Les établissements admissibles qui souhaitent contribuer à Artefacts Canada doivent imprimer, remplir, signer et retourner l’Accord entre le RCIP et les établissements contributeurs, disponible sur la page d'accord.

d) Nom d'utilisateur et mot de passe de contributeur

Avant de pouvoir verser des données ou des images, vous devez signer l’accord susmentionné et remplir le « Formulaire d’inscription d’un contributeur » que vous pouvez remplir en ligne.

Veuillez prendre note que vous n’avez à vous inscrire qu’une seule fois comme contributeur. Le RCIP vous enverra un courrier électronique qui contient votre nom d'utilisateur et votre mot de passe de contributeur.

e) Formats de fichier

Pour que vos données puissent être acceptées, elles doivent se présenter selon un format précis. Voici les formats de fichier reconnus :

  • ASCII avec caractères de tabulation comme séparateurs;
  • Texte-micro.

(Voir l'annexe C – Formats de fichier)

Déterminez le format dans lequel vous enverrez des données. La plupart des progiciels de gestion de collections, y compris ceux qui n’ont pas fait partie de l’évaluation, devrait être en mesure d’exporter des données dans un format ASCII avec caractères de tabulation comme séparateurs. Si vous ne connaissez pas les formats avec lesquels votre système est compatible, vous pouvez poser la question à votre fournisseur de logiciel.

f) Le répertoire national Artefacts Canada

Déterminez le ou les répertoires dans lesquels vous verserez des données : le répertoire des sciences humaines ou le répertoire des sciences naturelles, ou les deux.

g) Les zones dans la base de données Artefacts Canada

La liste des zones acceptées dans les bases de données d’Artefacts Canada figure à l’Annexe B – Zones d'Artefacts Canada et tableaux de correspondance des zones.

Certaines zones sont obligatoires et contiennent une quantité minimale de données qui doit être fournie pour chaque enregistrement. Les enregistrements dont les zones obligatoires ne sont pas toutes remplies ne peuvent pas être acceptés par le système. Outre ces zones obligatoires, il y a un groupe de 50 zones qui sont fortement recommandées pour contribution à Artefacts Canada; elles sont clairement identifiées dans le Dictionnaire de données des sciences humaines d'Artefacts Canada. Nous vous encourageons donc à inclure autant d'information que possible.

h) Identificateurs d'enregistrements

Que sont-ils?

Chaque enregistrement sur un objet ou sur un spécimen versé dans Artefacts Canada doit posséder un identificateur qui le distingue des autres enregistrements de votre collection. Un identificateur d'enregistrement sert à identifier de manière unique un enregistrement et à le stocker dans un répertoire.

D'où viennent-ils?

C'est à vous qu'il incombe de définir l'identificateur d'un enregistrement. Il est essentiel que cet identificateur soit unique et qu'il reste inchangé pendant toute la vie utile de l'enregistrement, parce que toute modification ou suppression reposera sur la correspondance entre l'identificateur soumis au moment du changement et celui déjà présent dans le ou les répertoires.

Sachez toutefois que la plupart des logiciels de gestion des collections produisent automatiquement une « clé système » que vous pouvez utiliser comme identificateur d'enregistrement. D’autres moyens, tels que le numéro d’accession ou le numéro de catalogue peuvent être utilisés selon qu’ils représentent des valeurs uniques qui ne seront pas modifiées pour cet objet ou spécimen. Toutefois, le RCIP ajoutera un préfixe à chaque identificateur d’enregistrement avec une valeur unique à votre institution et, au besoin, à divers services au sein de votre institution. De plus, ce préfixe fera en sorte que les données de chaque institution qui contribue à Artefacts Canada soit unique.

Vous pouvez consulter votre gestionnaire de bases de données ou votre fournisseur à propos de la création des identificateurs d'enregistrements. Ceux-ci ne peuvent pas être produits par le RCIP.

i) Correspondance entre les zones

Qu'est-ce que c'est?

Avant de verser des données dans Artefacts Canada, vous devez savoir quelles zones vous allez verser et dans quel répertoire (Sciences humaines ou Sciences naturelles). Vous devez également créer un tableau de correspondance entre vos zones et celles d'Artefacts Canada. Un tableau de correspondance est une liste des noms de zone de votre base de données qui correspondent aux noms de zone d'Artefacts Canada. Les tableaux de correspondance de l'annexe B pourront vous aider à établir la correspondance entre vos zones et celles d'Artefacts Canada. Veuillez noter qu'un tableau de correspondance est exigé pour chacune des bases de données d'Artefacts Canada dans laquelle vous versez des données.

Un tableau de correspondance doit donc être créé pour que vous puissiez téléverser des fichiers de données dans Artefacts Canada. Une fois que vous avez établi cette correspondance, le RCIP pourra faire la conversion entre vos zones et celles d'Artefacts Canada à des fins de stockage, d'indexation et d'accès aux données versées.

Comment dois-je établir cette correspondance?

Nous avons essayé de faciliter autant que possible la tâche des contributeurs en définissant un processus de mise en correspondance, réalisable en direct, au moyen de l'interface de contribution, dans le site Web du RCIP.

Vous devrez préciser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe de contributeur, et indiquer dans quel répertoire vous souhaitez verser des données. À cette étape, deux possibilités s'offrent à vous.

  • Utilisation d'un tableau de correspondance prédéfini

    Afin de vous faciliter la tâche, le RCIP a déjà défini un tableau de correspondance des zones. Si les noms de zones que vous versez ressemblent suffisamment à ceux du RCIP en français, vous pouvez choisir l'option « RCIP » pour désigner la norme qui se rapproche le plus de vos données. Si les noms de zones que vous téléversez ressemblent suffisamment à ceux du RCIP en anglais, vous pouvez choisir l'option « CHIN » pour désigner la norme qui se rapproche le plus de vos données.

    Lorsque vous choisissez cette option, les noms de zone d'Artefacts Canada s'inscrivent sous forme de codes mnémoniques automatiquement sous la rubrique « Nom de votre zone ». Vous pouvez ensuite modifier ces noms de zone de manière à ce qu'ils correspondent exactement à ceux de votre système. Vous pouvez, le cas échéant, définir des valeurs implicites pour le nom de l'établissement ou d'autres zones de votre choix. Vous pouvez consulter votre fournisseur afin de savoir si cette norme est celle qui correspond le mieux à vos données.

  • Création de votre propre tableau de correspondance

    Vous n'êtes pas obligé d'utiliser la norme du RCIP. Vous pouvez aussi indiquer vos propres zones manuellement en tapant leur nom sous la rubrique « Nom de votre zone », à côté du nom de la zone du RCIP correspondante. Veuillez consulter le Dictionnaire de données des sciences humaines d'Artefacts Canada afin de déterminer les zones devant être mises en correspondance. Nous vous encourageons à ajouter des données dans le plus grand nombre de zones possible.

Définition des identificateurs uniques d'enregistrements

Pendant le processus de mise en correspondance, vous devez faire correspondre les identificateurs d'enregistrements définis à la section « Identificateurs d'enregistrements » avec la zone IDENTIFICATEUR, qui est le nom de zone du RCIP pour l'identificateur unique à chaque enregistrement dans Artefacts Canada.

Si votre identificateur unique est défini à partir du contenu d'une seule zone, établissez la correspondance entre cette zone et la zone IDENTIFICATEUR du RCIP. Exemple :

Nom de zone du Répertoire des sciences humaines Nom de votre zone Valeur implicite de cette zone
IDENTIFICATEUR NOMDEZONE

Si votre identificateur est défini à partir du contenu de plusieurs zones, il est essentiel d'indiquer toutes ces zones sous la rubrique « Nom de votre zone » pour la zone IDENTIFICATEUR D’ENREGISTREMENT du RCIP. Exemple :

Nom de zone du Répertoire des sciences humaines Nom de votre zone Valeur implicite de cette zone
IDENTIFICATEUR NOMDEZONE1;NOMDEZONE2

Veuillez prendre note que le point-virgule est le seul séparateur autorisé entre les noms de zone sous la rubrique « Nom de votre zone ».

Correspondance pour plusieurs zones

Vous pouvez également établir la correspondance entre plusieurs de vos zones et une même zone du RCIP. Il suffit pour cela de préciser plusieurs zones de votre base de données sous la rubrique « Nom de votre zone », en les séparant par des points-virgules. Par exemple, si les données sur les œuvres d'art collectives comportent deux zones identifiant leurs créateurs, vous pouvez établir la correspondance suivante :

Nom de zone du Répertoire des sciences humaines Nom de votre zone Valeur implicite de cette zone
Artiste ou artisan NOMDEZONE1;NOMDEZONE2

Veuillez prendre note que le point-virgule est le seul séparateur autorisé entre les noms de zone sous la rubrique « Nom de votre zone ».

Combien de fois dois-je définir la correspondance entre mes zones et celles d'Artefacts Canada?

La correspondance que vous définissez pour vos zones est conservée dans le système du RCIP. Vous n'avez donc à définir cette correspondance qu'une seule fois pour chaque combinaison d'une de vos bases de données et d'un répertoire auquel vous contribuez, sauf bien sûr si vous voulez la modifier par la suite. Vous pouvez facilement faire une telle modification en choisissant l'option « Modifier le tableau » pour une base de données en particulier.

N'oubliez pas cependant que, si vous modifiez un tableau de correspondance existant il se peut que cela affecte des données déjà versées Artefacts Canada et que vous deviez verser ces données à nouveau. Par exemple, si vous modifiez un tableau de correspondance en excluant une zone qui était auparavant transférée vers un répertoire, cette zone ne sera pas automatiquement supprimée des enregistrements ayant déjà été versés. Un enregistrement versé remplace complètement un enregistrement existant dans AC, donc pour supprimer une zone particulière de vos données dans Artefacts Canada, vous devez retransmettre tous les enregistrements qui contiennent cette zone.

Valeurs implicites

Au cours du processus de définition des correspondances, vous pouvez définir des valeurs implicites, c'est-à-dire des valeurs qui seront automatiquement introduites dans chaque enregistrement et qui resteront toujours les mêmes. Ceci est particulièrement utile pour des zones telles que le « Nom de l'établissement », dont le contenu est statique et qui ne sera pas nécessairement inclus dans la base de données de votre institution. Vous n'avez qu’à préciser cette information une seule fois et vous n'avez plus à la répéter par la suite. Pour ce faire, il suffit d'indiquer la valeur implicite voulue sous la rubrique « Valeur implicite de la zone » vis-à-vis la zone en question.

Toutefois, veuillez prendre note que la valeur implicite sera remplacée par les données que vous expédiez si votre fichier contient des données pour cette zone et qu'elle est versée dans le répertoire. N’utilisez pas de noms de zone ou d'étiquettes de zone comme valeurs implicites.

Tout tableau de correspondance que vous créez est automatiquement validé par le système, qui s'assure qu'un nom de zone a été précisé pour chaque zone obligatoire du répertoire. Le système vous signale par courrier électronique toute erreur détectée dans le tableau de correspondance.

Important!

  1. Il est essentiel que le ou les noms de zones qui forment les identificateurs d'enregistrement soient précisés dans le tableau de correspondance de chacun des répertoires d'Artefacts Canada auxquels vous comptez contribuer. Ces zones doivent être liées à la zone IDENTIFICATEUR du RCIP.
  2. Le système est incapable de détecter les coquilles dans les noms de zone ou les valeurs implicites que vous spécifiez. Examinez attentivement votre tableau de correspondance pour relever toute faute d’orthographe ou autre erreur.
  3. Les zones obligatoires doivent contenir des données. Si vous versez dans Artefacts Canada des enregistrements dans lesquels des zones obligatoires sont vides, le système vous les signale par courrier électronique et refuse ces enregistrements.

III – Ajout d'images dans Artefacts Canada

a) Stratégies relatives aux images

Il est facile d'ajouter des images de votre collection dans Artefacts Canada. Voici quelques sources possibles d'images numérisées au sein de votre établissement :

  1. Il se peut que vous ayez déjà des images en format d'affichage dans le Web (WWW ou W3). Elles peuvent être disponibles dans le site Web de votre établissement, dans des expositions virtuelles ou dans d'autres sites Web. Ces images ne requièrent probablement aucune mise en forme et peuvent être reliées à l'information textuelle sur l'objet dans votre système de gestion des collections, par l'ajout de zones spécifiques sur les images – voir Zones relatives aux images, Section III f).
  2. Il se peut que des images numérisées aient déjà été produites pour des présentations numérisées, des publications en direct, des expositions en direct ou numérisées, des travaux de recherche sous forme électronique, des disques optiques compacts, ou des projets de traitement d'images pour des archives. Ces images peuvent exiger une mise en forme à des fins d'affichage dans W3. Elles peuvent être reliées à l'information textuelle sur l'objet dans votre système de gestion des collections, par l'ajout de zones spécifiques sur les images – voir Zones relatives aux images, Section III f).
  3. Les photographies et les diapositives d'archives de vos collections peuvent être numérisées par balayage électronique et liées à des enregistrements d'objets.
  4. Vous pouvez aussi employer un appareil photographique numérique pour créer directement des images numériques.
  5. Si vous photographiez des objets au moyen d'un appareil classique, faites alors balayer les images pour en obtenir aussi une version numérique. La plupart des entreprises de traitement de pellicules peuvent vous offrir ce service. Il importe cependant de conserver la photographie originale. Si vous désirez obtenir d'autres copies numérisées de l'image, il est beaucoup plus facile (et donc moins cher) de travailler à partir de la diapositive, du négatif ou de l'épreuve d'origine.

La création d'images originales est l'opération la plus coûteuse en argent et en temps du processus de traitement d'images, et elle exige la manipulation de l'objet original. Certains établissements prendront des photographies par des moyens traditionnels afin de produire des diapositives 35 mm ou mieux. Ces photographies peuvent ensuite être numérisées sous une variété de formats, en fonction des besoins.

Une autre stratégie, employée par un certain nombre d'établissements, consiste à créer des images numérisées de la plus grande qualité possible à des fins d'archivage, puis d'en tirer des copies ou des dérivés pour des publications, un site Web, Artefacts Canada ou d'autres applications numériques.

Pour obtenir de plus amples renseignements et des ressources supplémentaires sur la planification de projets de numérisation, veuillez consulter le site Web du RCIP.

b) Formats d'affichage d'images

Artefacts Canada accepte deux formats d'affichage d'images. Ce sont les :

  • vignettes (petit format);
  • images pleine grandeur (grand format).

Ces deux types d'images doivent être enregistrés dans des zones distinctes. Consultez la Zone relative aux images, à la section III f). Une vignette devrait avoir au plus 125 pixels dans sa plus grande dimension pour ne pas être confondue avec l’image de pleine grandeur. Une image pleine grandeur peut être de n'importe quelle taille. Nous conseillons de limiter la plus grande dimension à 500 pixels pour tenir compte des appareils dont disposent les utilisateurs et afin de limiter la taille des fichiers. Un fichier d'image devrait occuper au plus 30 à 40 Ko. Une vignette s'affiche rapidement à l'écran à cause de sa taille réduite, mais est généralement de qualité médiocre. Une image plus grande s'affiche plus lentement à cause de la taille importante du fichier correspondant, en particulier lorsque l'accès se fait par modem, mais elle est généralement de grande qualité.

c) Formats des fichiers d'image

Les images versées dans Artefacts Canada sont accessibles par le Web. Elles doivent donc se présenter sous une forme numérique compatible avec un navigateur comme Firefox ou Internet Explorer et être accessibles à partir d'un serveur relié à Internet.

Les images numérisées doivent être dans des fichiers JPEG, GIF ou PNG, largement répandus dans le W3. La qualité d'une image affichée dépend du type du micro-ordinateur et du moniteur, ainsi que du format et de la qualité de l'image numérisée. Parmi les facteurs qui influent sur la qualité d'une image numérisée, mentionnons le nombre de couleurs de l'image, le taux de compression, l'appareil employé pour saisir l'image (numériseur), le logiciel de traitement d'images employé et le format du fichier d'image. Le nombre de couleurs d'une image GIF est limité à 256 (8 bits), alors que les images JPEG peuvent être affichées en 16 millions de couleurs (24 bits) ou plus, d'où une image d'une qualité bien supérieure. En général, les images numérisées sont affichées à raison de 72 points au pouce. À cette résolution, les images sont assez bonnes pour être visionnées, mais d'une qualité insuffisante pour pouvoir être reproduites sur support imprimé — ce qui est peut-être votre meilleure protection contre les usages illicites.

Les dimensions (largeur et hauteur) d'une image affichée se mesurent généralement en pixels. Bien qu'il n'y ait théoriquement pas de restriction quant à la grandeur d'une image reliée à Artefacts Canada, il faut s'en tenir à des dimensions qui permettent un affichage avec un minimum de défilement. Il ne faut pas oublier qu'Artefacts Canada rejoint un vaste public, depuis des enfants d'école jusqu'à des journalistes et des chercheurs, dont l'équipement peut être plus ou moins perfectionné. Les moniteurs anciens (ou petits) de 14 po peuvent afficher 640 x 480 ou 800 x 600 pixels, alors que les moniteurs de 15 po ou plus peuvent afficher 1024 x 768 pixels. Les moniteurs récents de 19 po (ou plus) permettent un affichage à des résolutions encore plus grandes.

d) Stockage des images

Vos images numérisées doivent être stockées dans un serveur accessible par Internet. Ce peut être le serveur Internet de votre établissement ou celui d'un fournisseur d'accès. Si votre établissement n'a pas de serveur accessible par Internet ni de fournisseur d'accès, vous pouvez stocker vos images dans un serveur du RCIP. Pour télécharger des fichiers d’images dans le site Web du RCIP, vous devez utiliser le service FTP de Patrimoine canadien (MoveIT). Lorsque vous vous inscrivez comme contributeur, ou sur demande aux Services à la clientèle du RCIP, un compte sera créé pour vous permettre d’utiliser MoveIT. Vous pouvez lire les instructions pour le téléchargement des images vers la banque de données Artefacts Canada au moyen de MoveIT pour obtenir un aperçu du processus. Si vous ne pouvez pas télécharger vos fichiers d’images au moyen de ce service, communiquez avec les Services à la clientèle du RCIP pour définir un moyen alternatif pour expédier vos fichiers d’images au RCIP, par exemple par la poste ou par courriel.

e) Liens entre des images numérisées et des enregistrements d'objet

Il est essentiel que vous attribuiez des noms de fichier à toutes les images numérisées pour pouvoir les relier aux enregistrements d'objet appropriés. Le nom attribué à la vignette doit différer du nom de l’image pleine grandeur et ceux-ci doivent être saisis dans votre système de gestion des collections pour chaque enregistrement d’objet. Dans de nombreux cas, il est possible d’utiliser le numéro d'accession ou le numéro de catalogue, ou encore une variante de ces numéros.

Le RCIP a incorporé dans chacune des bases de données d'Artefacts Canada un ensemble commun de zones afin de faciliter le versement d'images — voir Zones relatives aux images, Section III f). Ces zones doivent être gérées de la même manière que toutes les autres données de votre système de gestion des collections. Si l'information n'est pas mise à jour régulièrement et si elle n'est pas maintenue dans les règles de l'art, les liens vers les images numérisées ne seront pas cohérents dans les données de gestion des collections ni dans Artefacts Canada.

Par exemple :

Nom de la zone Code mnémonique Contenu de la zone
Vignette VIGNE V1998-1-2.JPG
Image plein écran IMPE 1998-1-2.JPG

Bien qu'elle demande du temps, cette gestion est essentielle si l'on veut maintenir l'intégrité des données et assurer une correspondance entre l'image et les données textuelles.

** Nota : Les noms de fichiers d’images qui figurent dans votre tableau d’index et les noms des fichiers d’images que vous téléversez DOIVENT ÊTRE IDENTIQUES.

Aux fins du téléversement du présent fichier :

« T1998_1_2JPG » n’est PAS identique à « T1998-1-2.jpg »

Veuillez porter une attention particulière aux noms de vos fichiers d’images afin d’éviter toute erreur de contribution.

f) Zones relatives aux images

Vous pouvez verser des images dans Artefacts Canada de trois manières. Comme on l'a mentionné plus haut, le RCIP a incorporé dans chacune des bases de données d'Artefacts Canada un ensemble commun de zones afin de faciliter le versement d'images.

Veuillez prendre note que lorsque vous incluez des données dans une zone d'image, l'image doit d'abord exister et être accessible dans le Web à l’adresse URL précisée pour que les données en question puissent être acceptées dans Artefacts Canada. Lorsque le système ne trouve aucune image alors qu'il existe des données dans des zones d'images, aucune image n'apparaîtra dans Artefacts Canada pour cet enregistrement. Un message d’erreur s’affichera plutôt. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez composer le 1-800-520-2446.

Pour être reliées à vos images, les images versées dans Artefacts Canada sont enregistrées par le RCIP sous forme d'adresses URL complètes, notamment des adresses URL sous la forme « http://www.musée.ca/répertoire/fichier ».

Selon la méthode adoptée par votre établissement pour le stockage des images, vous pouvez choisir l'une des deux options ci-après pour le stockage des données versées dans Artefacts Canada à propos de vos images.

Option no 1

Tapez les adresses URL complètes dans les zones ci-dessous réservées à cette fin. Cela a pour effet d'ajouter les données sur les images sous forme d'adresses complètes qui pointent sur les images numérisées.

  • URL de la vignette (VIGNEURL) – Contient l'adresse URL complète du fichier de la vignette. Exemple : http://www.musée.ca/répertoire/V1998-1-2.JPG
  • URL de l'image plein écran (IMPEURL) – Contient l'adresse URL complète du fichier de l'image pleine grandeur. Exemple : http://www.musée.ca/répertoire/1998-1-2.JPG

Option nº 2

Les zones qui suivent ne servent que lorsque les zones de l'option nº 1 ci-dessus ne sont pas utilisées. Le RCIP reconstitue l'adresse URL de l'image en ajoutant le contenu de ces zones à un nom de serveur ou d'utilisateur, selon l'emplacement de l'image.

  • Vignette (VIGNE) – Contient le nom de fichier d'une vignette. Ce nom est fourni par l'établissement qui verse l'image. Exemple : V1998-1-2.JPG
  • Image plein écran (IMPE) – Contient le nom de fichier d'une image pleine grandeur. Ce nom est fourni par l'établissement qui verse l'image. Exemple : 1998-1-2.JPG
  • Nom de l’utilisateur de l’image (UTILIM) – Contient un nom d'utilisateur afin d'identifier l'établissement et d’offrir l'accès à l'image. Cette donnée est fournie par le RCIP aux établissements dont les images sont situées dans un serveur du RCIP, et il faut la préciser comme valeur implicite de cette zone lorsque l'on établit la correspondance des zones.
  • Serveur d’images (SERVIM) – Désigne l'emplacement des images, que ce soit dans un serveur du RCIP ou le serveur d'un musée. La désignation d'emplacement doit comprendre le chemin d'accès complet (répertoires) des fichiers d'image. Le contenu de cette zone doit être précisé comme valeur implicite. Exemple : http://media.rcip-chin.gc.ca/AC ou www.musée.ca/répertoire. Veuillez noter que cette zone est OBLIGATOIRE avec l'option nº 2.

De plus, vous pouvez remplir les zones textuelles suivantes dans votre système de gestion des collections, puis les verser dans Artefacts Canada afin qu'elles soient affichées en même temps que les images.

  • Données sur l’image (PIM) – Données sur les images numérisées qui illustrent un objet. Exemple : Le donateur a remis un ensemble de 100 images. Les images ont été numérisées par des élèves de l'école secondaire de la localité.
  • Copyright – Image (COPYIM) – Contient le texte de l'avis de droit d'auteur affiché avec l'image. Exemple : Musée des beaux-arts du Canada.
  • Mention de crédit – Image (MENCRIM) – Contient le texte du crédit affiché avec l'image. Exemple: Crédit – Musée des beaux-arts du Canada.

Option nº 3

Dans les cas où il ne vous est pas possible de téléverser vos fichiers d’images par le biais d’Internet, vous pouvez les envoyer au RCIP sur CD ou DVD. Veuillez communiquer avec le Centre d’assistance technique si vous souhaitez nous envoyer vos images de cette façon.

IV – Processus de transfert des données

a) Sélection des enregistrements à verser dans Artefacts Canada

Votre système interne de gestion des collections doit vous permettre de sélectionner les enregistrements et les zones à transférer ou à mettre à jour dans Artefacts Canada. Il peut s'agir de tous les enregistrements de la base de données ou de tous ceux qui ont été ajoutés ou modifiés depuis le dernier transfert de données dans Artefacts Canada.

Vous aurez peut-être besoin de consulter votre fournisseur ou gestionnaire de bases de données pour mettre au point un processus d'extraction de l'information et de création de fichier en vue d'un transfert vers Artefacts Canada. N’oubliez pas que chaque enregistrement versé supprime l’enregistrement existant dans Artefacts Canada lorsqu’ils partagent le même identificateur d’enregistrement unique. Par conséquent, toutes les zones d’un enregistrement transmis à Artefacts Canada doivent être versées à nouveau chaque fois qu’un enregistrement est modifié dans votre système interne.

Vous aurez peut-être aussi besoin de discuter avec votre fournisseur de moyens d'exclure les enregistrements que vous n'êtes pas encore prêt à verser dans Artefacts Canada.

Conseil : Les données doivent être transférées par lots. Le nombre d'enregistrements à inclure dans chaque lot dépend de la taille des enregistrements. Commencez par des lots ayant un maximum de 20 000 enregistrements, puis réglez ce nombre selon le temps requis pour effectuer le transfert.

Mettez en place un calendrier de sélection à intervalles réguliers des enregistrements ajoutés, modifiés ou supprimés à transférer dans Artefacts Canada. Ce calendrier varie selon l’établissement, mais en général les intervalles sont fixés mensuellement ou trimestriellement.

b) Exclusion d'enregistrements ou de zones

Si certaines de vos données sont considérées comme confidentielles, vous pouvez mettre au point dans votre système interne une procédure destinée à exclure des enregistrements ou des zones de tout transfert vers Artefacts Canada. Vous pouvez pour ce faire demander de l'aide à votre fournisseur ou à votre gestionnaire de bases de données.

c) Création du fichier à transférer

Après avoir sélectionné les enregistrements à verser, vous devez créer un fichier de texte contenant les données de ces enregistrements. Votre gestionnaire de bases de données devra mettre en place un processus de création de ce fichier selon l'un des formats d'échange reconnus par le RCIP. À l'heure actuelle, les formats reconnus sont le format ASCII avec caractères de tabulation comme séparateurs et le format texte-micro. L’annexe B, Zones d'Artefacts Canada et tableaux de correspondance des zones décrit les formats de fichier reconnus par le RCIP.

Le jeu de caractères employé peut être l'un des suivants :

  • ASCII
  • ISO 8859-1 Latin-1 (Codage standard pour Windows)
  • Page de codes 437 de DOS
  • Page de codes 850 de DOS
  • Macintosh
  • CSA_Z243.4-1985-1

D'autres jeux de caractères pourront être ajoutés selon les besoins.

Adressez-vous à votre fournisseur dans l'un des cas suivants :

  • Votre système interne ne prend pas en charge l'exportation de données vers un fichier de texte à partir de votre base de données.
  • Votre système interne prend en charge l'exportation de données vers un fichier de texte mais pas dans l'un des formats reconnus par le RCIP.
  • Votre système interne ne prend en charge aucun des jeux de caractères reconnus par le RCIP.

Veuillez vous adresser au RCIP, si vous voulez suggérer d'autres formats ou jeux de caractères à ajouter.

d) Télécharger des fichiers d’images

Pour télécharger des fichiers d’images dans le site Web du RCIP, vous devez utiliser le service FTP de Patrimoine canadien (MoveIT). Une demande de création de compte sera envoyée pour vous lorsque vous vous inscrivez comme contributeur. Vous pouvez lire les instructions pour le téléchargement des images vers la banque de données Artefacts Canada au moyen de MoveIT. Si vous ne pouvez pas télécharger vos fichiers d’images au moyen de ce service, communiquez avec le RCIP pour qu’elles soient envoyées par la poste ou par courriel.

e) Transfert du fichier de données textuelles

Une fois que vos fichiers ont été préparés pour leur transfert, vous devez accéder à la page pour contribuer (et sélectionner Ajout ou mise à jour d’enregistrements dans Artefacts Canada), pour les verser.

Vous remarquerez que le format de fichier et le jeu de caractères mis en évidence correspondent à ce que vous avez précisé dans le « Formulaire d'inscription d'un contributeur ». Ces spécifications sont conservées comme valeurs implicites, mais vous pouvez les changer manuellement.

Le système demande le fichier de texte à la page « Transfert de fichier ». Vous pouvez vous servir du bouton « Parcourir »... pour repérer le fichier à transférer. Les règles relatives aux noms de fichier sont déterminées par votre système d'exploitation.

Lorsque vous versez des enregistrements dans Artefacts Canada pour la première fois, ou que vous avez modifié le tableau de correspondance, veuillez suivre les directives indiquées ci-dessous à la section V) Mise à l’épreuve des procédures.

f) Rapports envoyés par courrier électronique

Vous recevrez un rapport par courrier électronique vous résumant les résultats du traitement de vos données. Veuillez examiner les erreurs indiquées pour les corriger. N’hésitez pas à communiquer avec le RCIP pour toute question relative au contenu du rapport de contribution ou aux erreurs à corriger.

g) Suppression d'enregistrements

Lorsqu'un enregistrement est supprimé de votre système interne, il n'est plus disponible pour votre système. Par contre, s'il a été versé auparavant dans un répertoire, il y demeure toujours jusqu'à ce qu'une opération de suppression soit menée pour le supprimer du répertoire.

Vous pouvez discuter de cette question avec votre gestionnaire de bases de données. Il faut veiller à bien faire le suivi des enregistrements supprimés et à inclure des commandes de suppression dans les fichiers transférés dans Artefacts Canada. La manière de préciser la suppression d'un enregistrement dépend du format de fichier que vous avez choisi. Tous les formats de fichiers n’exigent que l'identificateur de l'enregistrement à supprimer figure dans la commande de suppression.

Voici quelques scénarios à envisager.

1) Si le nombre de suppressions prévues est peu élevé, par exemple moins de 10 par mois, vous pouvez créer un registre manuel des suppressions à l'aide d'un éditeur de texte. Ce registre devient un fichier à transférer dans Artefacts Canada lorsque d'autres données sont versées.

Voici un exemple de fichier contenant des commandes de suppression pour deux enregistrements dont les identificateurs sont respectivement 100 et 105. On suppose que la zone « ID » est mise en correspondance avec la zone IDENTIFICATEUR du RCIP.

En format texte-micro, le fichier pourrait ressembler à ceci :

ID=100
ELIM=OUI
/
ID=105
ELIM=OUI
/

En format ASCII avec caractères de tabulation comme séparateurs, le fichier pourrait ressembler à ceci :

ID<Tab>ELIM
100<Tab>OUI
105<Tab>OUI

Ce genre de solution ne requiert aucune programmation ni modification de la base de données. Par contre, les problèmes suivants peuvent survenir :

  • On peut oublier des enregistrements, qui ne seront pas supprimés d'Artefacts Canada.
  • Il est facile de faire des coquilles dans le fichier des commandes de suppression, et cela peut provoquer la suppression d'enregistrements qui devraient être conservés dans Artefacts Canada.

2) Si l'on prévoit un grand nombre de suppressions, il faut envisager une solution plus élaborée.

Il y a plusieurs possibilités, et le choix de celle qui convient le mieux dépend principalement des fonctions de votre système. Si votre système permet d'assembler des commandes, vous pouvez définir une procédure de suppression. Cette procédure pourrait créer un fichier de commandes de suppression en utilisant comme paramètre l'identificateur d'enregistrement, puis supprimer les enregistrements de votre base de données. Comme on l'a vu plus haut, le format du fichier à créer est assez simple. Ce fichier serait ensuite l'un des fichiers à transférer dans Artefacts Canada.

3) Si votre système de gestion de bases de données ne vous permet pas de mettre en œuvre une solution programmée comme celle décrite ci-dessus, vous voudrez peut-être demander de l'aide au fournisseur ou à un programmeur qui connaît bien votre logiciel.

Une solution programmée présente l'avantage de consigner automatiquement les enregistrements supprimés et d'éliminer toute possibilité de coquille. Par contre, elle peut entraîner des dépenses si vous devez obtenir l'aide du fournisseur ou d'un programmeur.

V – Mise à l'épreuve des procédures

Avant de commencer à transférer des fichiers de données, il est obligatoire de mettre à l'épreuve les procédures que vous avez définies.

1) Avis préalable

Prévenez le RCIP que vous comptez faire un test. Vos données ne seront pas envoyées directement dans Artefacts Canada, mais seront stockées dans une base de données d'essai, jusqu'à la fin de votre test.

2) Création des données d'essai

Créez de 3 à 5 enregistrements dans votre base de données. Veillez à ce que toutes les zones que vous allez verser dans Artefacts Canada contiennent des données. Veuillez prendre note qu'il s'agit d'enregistrements créés uniquement aux fins du test.

3) Création d'un fichier de données à transférer

Choisissez les enregistrements d'essai et enregistrez-les dans un fichier.

4) Transfert du fichier

a) Téléchargement des fichiers d’images

Pour télécharger des fichiers d’images dans le site Web du RCIP, vous devez utiliser le service FTP de Patrimoine canadien (MoveIT). Une demande de création de compte sera envoyée pour vous lorsque vous vous inscrivez comme contributeur. Vous pouvez lire les instructions pour le téléchargement des images vers la banque de données Artefacts Canada au moyen de MoveIT.

b) Sélection du fichier de données à transférer

Voici quelques conseils :

  • Assurez-vous que toutes les zones obligatoires contiennent des données.
  • Assurez-vous que le format du fichier que vous envoyez est bien celui que vous avez précisé.
  • Assurez-vous que le jeu de caractères du fichier que vous envoyez est bien celui que vous avez précisé.
  • Si vous créez des fichiers à l'aide d'un logiciel de traitement de textes, n'oubliez pas d'enregistrer le fichier dans le bon format avant de l'envoyer au RCIP. Les formats suivants ne sont pas acceptés : XLS, DOC, FPx et MDB.
  • Veuillez prendre note que si, dans votre système de gestion des collections, vous avez deux occurrences d'une même zone (par exemple « Nom de l'objet » ou « Description »), la seconde est la seule occurrence qui sera enregistrée dans Artefacts Canada.

Il est peu probable que votre logiciel de navigation vous indique la progression du transfert de données en cours.

c) Rapports envoyés par courrier électronique

Vous recevrez un rapport par courrier électronique vous résumant les résultats du traitement de vos données. Veuillez examiner les erreurs indiquées pour les corriger. N’hésitez pas à communiquer avec nous pour toute question relative au contenu du rapport de contribution ou aux erreurs à corriger.

5) Examen de la base de données

Utilisez les liens ci-dessous pour avoir accès à la base de données d’essai d’Artefacts Canada à partir de laquelle vous avez téléchargée vos données.

Sciences humaines
https://app.pch.gc.ca/application/artefacts_hum/humaines_humanities.app?lang=fr

Trouvez les enregistrements que vous avez versés. Vérifiez chaque enregistrement afin de vous assurer que la correspondance des zones soit correcte. Vérifiez si les valeurs implicites sont bien présentes là où elles ont été demandées.

Vous pouvez aussi accéder aux bases de données d’essai d’Artefacts Canada.

6) Modification, au besoin, du tableau de correspondance

Si le système a détecté des erreurs ou si des changements sont requis dans le tableau de correspondance, vous pouvez les corriger en suivant le lien "Ajout ou mise à jour d’enregistrements dans Artefacts Canada".

7) Modification des données d'essai

Lorsque vous êtes certain que votre tableau de correspondance est complet, modifiez d'une manière ou d'une autre 2 ou 3 de vos enregistrements d'essai. Supprimez-en un en suivant les instructions fournies dans le section sur la suppression d'enregistrements (Section IV g). Choisissez les enregistrements modifiés et supprimés, puis enregistrez-les dans un fichier comme à l'étape 2 ci-dessus. Transférez le fichier selon les instructions fournies dans l'étape 4 ci-dessus sur le transfert de fichiers.

8) Nouvel examen de la base de données

Après avoir reçu par courrier électronique le sommaire du traitement, allez au numéro 5 ci-dessus et choisissez la base de données d’essai appropriée d'Artefacts Canada. Vérifiez chaque enregistrement afin de vous assurer que les modifications ont bien été effectuées. Assurez-vous que l'enregistrement supprimé n'est plus accessible. Si des erreurs ont été détectées, apportez les corrections nécessaires et répétez le test jusqu'à ce qu'il n'y ait plus d'erreur.

Supprimez les autres enregistrements d'essai et répétez le test pour vous assurer que tous les enregistrements d'essai ont bien été supprimés d'Artefacts Canada.

En cas de difficulté, adressez-vous au RCIP.

9) Veuillez prévenir le RCIP lorsque vous aurez terminé le test.

Lorsque vous avez terminé les essais et que vous êtes prêt à télécharger vos données dans la base de données active d’Artefacts Canada, vous DEVEZ en aviser le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Des changements seront apportés au RCIP pour faire en sorte que les téléchargements ultérieurs de fichiers soient automatiquement mis à jour dans la ou les bases de données actives d’Artefacts Canada.

Annexe A – Questions relatives au droit d'auteur dans le contexte de la numérisation et de l'inclusion d'images dans Artefacts Canada

La protection du droit d'auteur des musées ou du droit des artistes ou des créateurs dont les musées sont responsables est d'une importance capitale quand il s'agit de verser des images numérisées dans une base de données publique. Grâce aux techniques actuelles, les images numérisées présentées dans Internet peuvent être reproduites rapidement et avec une clarté étonnante; le droit d'auteur doit donc plus que jamais être protégé.

Autorisations appropriées relatives au droit d'auteur

  1. Avant d'inclure une image numérisée dans Artefacts Canada, le musée doit s'assurer que si l'œuvre photographiée et numérisée n’appartient pas au domaine public, il faut avoir obtenu l'autorisation de l'artiste ou du créateur de l'œuvre en question. Si l'œuvre est du domaine public, cette autorisation n'est pas nécessaire.
  2. Comme la numérisation d'une photographie existante est en soi une reproduction, le musée doit aussi vérifier s'il détient les droits nécessaires pour numériser la photographie. Il existe deux façons d'obtenir ces droits : s'assurer que le musée détient le droit d'auteur de la photographie par une entente avec le photographe ou négocier ces droits au moment où la photographie est numérisée. Si la photographie en question fait partie du domaine public, l'autorisation n'est pas nécessaire.
  3. Dans l'un et l'autre de ces cas, il faut aussi avoir obtenu une autorisation pour l'inclusion de la photographie numérisée dans une base de données publique comme Artefacts Canada.

Modification des images

  1. Si, dans le cours de la numérisation ou du transfert technique, l'image vient à être modifiée, si elle est tronquée ou décolorée, la question des droits d'auteur, par exemple des droits moraux, peut se poser. Les droits moraux sont détenus par l'artiste ou le créateur de l'œuvre originale qui fait l'objet de l'image. Le photographe détient aussi des droits moraux sur sa photographie. Les droits moraux s'appliquent pour la durée du droit d'auteur et ne peuvent pas être transférés. Ils peuvent cependant être suspendus.
  2. Dans tous les cas, le musée doit s'assurer qu'il a obtenu de l'artiste, du créateur ou du photographe une renonciation aux droits moraux s'il a l'intention de modifier l'image pour ne pas porter préjudice à l'œuvre en question.
  3. Si l'œuvre représentée sur l'image ou la photographie numérisée est du domaine public, la question des droits moraux de l'artiste, du créateur ou du photographe ne s'applique plus.

Protection du droit d'auteur des musées et du droit d'auteur d'autres parties

Le RCIP entend prendre toute les mesures raisonnables pour protéger le droit d'auteur de ses contributeurs. Des avis de droit d'auteur sont inclus dans Artefacts Canada pour faire savoir aux internautes que le contenu est protégé par la loi. En outre, le gouvernement du Canada a développé des avis pour définir clairement comment les internautes et les utilisateurs peuvent utiliser le contenu numérique.

Techniques pour la gestion et la protection des droits

Les images peuvent également être protégées et gérées jusqu'à un certain point à l’aide de la technologie actuelle. Dans la publication du RCIP intitulée La gestion numérique des droits – Guide à l’intention des musées, l'auteur David Green explore les meilleures pratiques de gestion numérique des droits et formule des recommandations pratiques pour les musées. La première section traite de l'histoire de la gestion des droits, des débuts de l’informatisation aux systèmes entièrement électroniques de gestion des droits, en passant par les premiers systèmes de gestion des collections et les systèmes de gestion des biens numériques. La deuxième section examine les pratiques actuelles en matière de gestion des droits dans les musées. Cette partie est fondée sur les données recueillies à l'aide d'un sondage auprès des musées canadiens et d'entrevues avec les responsables des plus importants musées du Canada, des États-Unis et du Royaume-Uni. Le tout est structuré autour du déroulement des opérations, de l'évaluation de la propriété intellectuelle qu'un musée possède, jusqu'à l’octroi de licences de propriété intellectuelle à de tierces parties de même qu'à l’enregistrement et au suivi de ces licences.

Annexe B – Zones d'Artefacts Canada et tableaux de correspondance des zones

Veuillez consulter les fiches de travail suivantes pendant le processus initial de correspondance de vos données avec les zones d’Artefacts Canada, et ce, avant d’entamer le processus de correspondance automatisé.

B.1 – Répertoire des sciences humaines

Noms de zone du Répertoire des sciences humaines Étiquettes de zone du Répertoire des sciences humaines Zones de l'utilisateur Valeurs implicites de l'utilisateur
       
Zones obligatoires
ETAB Établissement    
VETAB Ville de l'établissement    
PRETAB Province de l'établissement    
OB Objet   sans objet
IDENTIFICATEUR Identificateur d'enregistrement   sans objet
Une de ces zones est obligatoire
NAC Numéro d'accession   sans objet
NC Numéro de catalogue   sans objet
Zones facultatives
DOB Date du document   sans objet
DOC Date du changement   sans objet
RL Langue de l'enregistrement    
VIGNEURL Vignette URL    
IMPEURL Image plein écran URL    
VIGNE Vignette    
IMPE Image plein écran    
UTILIM Nom de l'utilisateur d'image    
SERVIM Serveur d'images    
DONIM Données sur l'image    
INSRECURL_ENG URL de dossier pour établissement – Anglais    
INSRECURL_FRN URL de dossier pour établissement – Francais    
Zones d'établissement
DR Département    
DSC Discipline    
Zones d'identification
COB Catégorie    
SCOB Classe    
GOB Sous-classe    
ANOB Autre nom de l'objet    
TOB Type de l'objet    
CONST Constituant de l'arme    
GRADE Grade militaire    
UNITE Unité militaire    
NMN Nom du navire    
NOB Nombre d'objets    
NELEM Nombre d'éléments    
ELEM Noms des éléments    
GENR Genre de l'objet    
OBASS Objets associés    
Zones de titre
TI Titre    
TRTI Traduction du titre    
VATI Variante du titre    
TIO Titre original    
Zones de sciences naturelles
GEN Genre biologique    
SP Espèce biologique    
NMVSPE Nom vernaculaire du spécimen    
Zones concernant l'artiste ou l'artisan
AR Artiste/artisan    
ATEC Autre artiste    
RFTEC Rôle de l'autre artiste    
FAB Fabricant    
VF Ville du fabricant    
PRF Province du fabricant    
PYF Pays du fabricant    
MD Nom du marchand    
VMD Ville du marchand    
PRMD Province du marchand    
PYMD Pays du marchand    
Zones de dates
DDP1 Date de début de production    
DFP2 Date de fin de production    
DAB Date absolue    
TECD Technique de datation    
PER Période    
ES École ou style    
STY Association style    
Zones de dimensions
HT Hauteur    
LO Longueur    
LA Largeur    
PROF Profondeur    
DIEX Diamètre extérieur    
HTIM Hauter de l’image    
LAIM Largeur de l'image    
UNL Unité de mesure linéaire    
Zones de description
MA Matériaux    
TF Technique de fabrication    
DI Degré d’integrité    
MED Médium    
SUP Support    
ETIQ Étiquette ou poinçon    
MDEX Motif décoratif extérieur    
EDEC Élément décoratif    
TDEC Technique décorative    
MOT Nom du motif    
SUJ Sujet ou image    
ICON Signification iconographique    
ELP Évenements, lieux, personnes    
DE Description    
FON Fonctions    
UTIL Utilisateur    
CAPU Unité de capacité de mesure    
CAPMAX Capacité de mesure maximale    
CAPMIN Capacité de mesure minimale    
DDS Date du début de service    
DFS Date de fin de service    
PF Principe de fonctionnement    
SIG Signature    
TRANIN Translitération inscription    
COM Commentaires    
Zones d'emplacement
DISOR District d’origine    
MUOR Municipalité d’origine    
PROR Province d'origine    
PYOR Pays d'origine    
CONOR Continent d'origine    
DISU District d’utilisation    
MUU Municipalité d’utilisation    
PRU Province d'utilisation    
PYU Pays d'utilisation    
CONU Continent d’utilisation    
ADG Autres données géographiques    
RN Région naturelle    
NB Numéro borden    
COA Contexte archaeologique    
NOZ Nom du site    
PRZ Province du site    
PYZ Pays du site    
Zones d'ethnologie
CU Culture    
SGCU Secteur géo-culturel    
GEL Groupe ethnolinguistique    
GR Groupe religieux    
CCU Contexte culturel    
Zones d'inscription
COLMUS Nom de la collection    
EX Titre de l'exposition    
Zones d'images
NPH Numéro de la photographie    
TPH Type de photographie    
Zones de publication
PUB Publications ou références    
Zones concernant les droits et les permissions
MEN Mention de crédit – objet    
MENCRPH Mention de crédit – photo    
MENCRIM Mention de crédit – image    
COP Copyright – objet    
COPYPH Copyright – photo    
COPYIM Copyright – image    
BC Nos du brevet ou du copyright    
MQ Marque de fabrique    
MODL Nom ou Numéro du modèle    

B.2 – Répertoire des sciences naturelles

Noms de zones des sciences naturelles Étiquettes de zones des sciences naturelles Zones de l'utilisateur Valeurs implicites de l'utilisateur
       
Zones obligatoires
ETAB Établissement    
VETAB Ville de l'établissement    
PRETAB Province de l'établissement    
IDENTIFIER Identificateur d'enregistrement   sans objet
       
Une de ces zones est obligataire
PH Embranchement/phylum   sans objet
FAM Famille   sans objet
GEN Genre   sans objet
SP Espèce   sans objet
PESPE Nom de la roche   sans objet
LOT Précisions sur le lot   sans objet
       
Une de ces zones est obligataire
CONOR Continent d'origine   sans objet
BOOR Bassin oceanique d'origine   sans objet
PYOR Pays d'origine   sans objet
       
Une de ces zones est obligataire
NAQ Numéro d'acquisition   sans objet
NAC Numéro d'accession   sans objet
NC Numéro de catalogue   sans objet
NOOR Numéro du lieu   sans objet
       
Zones facultatives
DOB Date du document   sans objet
DOC Date du changement   sans objet
VIGNE Vignette    
IMPE Image plein écran    
VIGNEURL Vignette URL    
IMPEURL Image plein écran URL    
UTILIM Nom de l'utilisateur d'image    
SERVIM Serveur d'images    
DONIM Données sur l'image    
Zones d'établissement
DR Département responsable    
DSC Discipline    
CHB Code d'herbier    
ETABSR Établissement – source    
Zones relative à la taxonomie
REGNE Règne    
SREGNE Infrataxon 1    
SPH Infrataxon 2    
CL Classe    
SCL Infrataxon 3    
ORD Ordre    
SORD Infrataxon 4    
DEFAM Descripteur de la famille    
DFAM Date de la famille    
SFAM Sous-famille    
DEGEN Descripteur du genre    
DGEN Date du genre    
SGEN Sous-genre    
DESGEN Descripteur du sous-genre    
DSGEN Date de sous-genre    
DESP Descripteur de l'espèce    
DSP Date de l'espèce    
SSP Sous-espèce    
DESSP Descripteur de la sous-espèce    
DSSP Date de la sous-espèce    
VAR Variété    
DEVAR Descripteur de la variété    
DVAR Date de la variété    
F Forme    
DEF Descripteur de la forme    
DF Date de la forme    
ATAXA Autres éléments taxonomiques    
HYB Hybride    
DEHYB Descripteur de l'hybride    
TY Catégorie de type    
NMTY Nom du type    
DETY Descripteur du type    
DTY Date du type    
DONTY Données sur le type    
VTY Vérificateur du type    
DVTY Date de vérification du type    
NAGEN Nom ancien du genre    
DENAGEN Descripteur du nom ancien du genre    
NASP Nom ancien de l'espèce    
DENASP Descripteur du nom ancien de l'espèce    
COT Code taxonomique    
SYN Synonymes    
NMVGR Nom vernaculaire – groupe    
NMVSPE Nom vernaculaire – espèce    
Zones d'identification
AGEN Espèces connexes    
DET Responsable/détermination    
DDET Date de la détermination    
Zones relatives au spécimen
CSPE Type de collection/spécimen    
NASPE Nature du spécimen    
OB Nom de l'objet    
TOB Type de l'objet    
CASPE Catégorie du spécimen    
GRSPE Groupe du spécimen    
COM Commentaires    
Zones relatives aux échantillons
NSPE Nombre de spécimens entiers    
NDSPE Nombre de doubles    
NOF Grosseur de la couvée    
QTOF Quantité d'oeufs    
NPOF Nombre d'oeufs parasites    
SPEOF Espece d'oeufs parasites    
PRS Parasites    
MCOL Collectionneur    
NCOL No attribué par collectionneur    
MOCOL Mode de collecte    
DCOL Date de collecte/prélèvement    
DFCOL Date fin du prélèvement    
Zones relatives au catalogage
MAQ Mode d'acquisition    
DAC Date d'accession    
AIC Autre numéro de catalogue    
COLMUS Collection    
EX Titre de l'exposition    
MAL Mode d'aliénation    
ALI Aliénataire    
DAL Date d'aliénation    
Zones de description
ETAT État ou occurrence    
SEX Sexe des spécimens    
AG Âge ou stade de développement    
LTO Longueur totale    
LA Largeur    
UNL Unité de mesure    
IR Couleur de l'iris    
PLUM État du plumage ou de pelage    
DE Description    
ETI Type de bague ou d'étiquette    
NOETI Numéro d'étiquette ou de bague    
PRPHY Propriétés physiques    
PRO Propriétés optiques    
COUL Couleur    
DOCR Données cristallographiques    
CLCH Classification chimique    
PRSP Type de produit spécifique    
Zones de dates
TECHDT Technique de datation    
DSPE Datation de spécimen    
ISODT Date absolue    
PERDT Période géologique    
GEODT Âge géologique    
BIO Biozone    
Zones relative à l'habitat
TAHAB Environnement    
ECHAB Habitat de l'espèce    
HAB Habitat et couverture végétale    
NAPPE Nappe ou cours d'eau    
TYPOP Répartition de la population    
SUBS Substrat    
Zones relatives à la position
AL Altitude    
UNAL Unité de mesure/altitude    
STL Division lithostratigraphique    
GSTL Groupe stratigraphique    
FSTL Formation stratigraphique    
MSTL Member stratigraphique    
CSTL Couche stratigraphique    
Zones d'emplacement
REGOR Région continentale d'origine    
PRGOR Province géologique d'origine    
PROR Province d'origine    
DISOR District d'origine    
COMOR Comté d'origine    
SCOR Section d'origine    
CANOR Canton d'origine    
RGOR Rang d'origine    
CLTOR Rang ou lot d'origine    
MN Mine    
EAU Nappe d'eau    
NMOR Nom du lieu d'origine    
DESOR Description du lieu    
NOZ Nom du site    
NBZ Numéro borden du site    
LAT Latitude    
LON Longitude    
UTME UTM abscisse    
UTMN UTM ordonnée    
UTMZ Zone UTM    
RC Référence cartographique    
Zones d'images
NPH Numéro de photo    
PHLI Photo du lieu    
TPH Type de photo    
TYIM Type d'image    
TAIFIM Taille du fichier d'image    
Zones de publication
PUB Publications    
Zones concernant les droits et les permissions
MEN Mention de crédit – objet    
MENCRPH Mention de crédit – photo    
MENCRIM Mention de crédit – image    
COP Copyright – objet    
COPYPH Copyright – photo    
COPYIM Copyright – image    
BC Numéros de copyright    

Annexe C – Formats de fichier

Veuillez prendre note que la taille limite des enregistrements est de 16 Ko ou 16 000 caractères. Si un seul enregistrement de votre fichier dépasse cette taille, votre téléversement déclenchera une erreur.

C.1 – Format ASCII avec caractères de tabulation comme séparateurs

  1. Un fichier ASCII qui fait appel à des caractères de tabulation comporte deux parties :
    1. La première ligne contient les noms de zone, énumérés dans l'ordre où figurent les données et séparées par des caractères de tabulation (<Tab>). La fin de ligne est indiquée par un retour chariot (<RC>).
    2. Toutes les lignes subséquentes sont des lignes de données. Les zones sont séparées par des caractères de tabulation. La fin de chaque enregistrement est indiquée par un retour chariot.
  2. Il n'y a aucune restriction quant à la longueur des zones séparées par des caractères de tabulation. En particulier, les zones peuvent compter plus de 256 caractères.
  3. Si une zone ne contient aucune donnée, il faut mettre deux caractères de tabulation consécutifs pour indiquer qu'elle est vide.
  4. Pour pouvoir supprimer des enregistrements avec ce format, il faut définir une zone appelée « ELIM », qui contiendra OUI pour demander la suppression d'un enregistrement.

Exemple :
IDENTIFICATEUR<Tab>ELIM
100<Tab>OUI

Exemple de fichier qui fait appel à des caractères de tabulation comme séparateurs

IDENTIFICATEUR<Tab>ELIM<Tab>ETAB<Tab>NomObj<Tab>TypeObj<Tab>Titre<cr> Fine Art1234<Tab><Tab>Ultimate Art Gallery<Tab>painting<Tab>oil<Tab>Still Life<cr> Decorative Art5678<Tab><Tab>Ultimate Art Gallery<Tab>sculpture<Tab><Tab>Wild Horse<cr> Fine Art2525<Tab>YES<cr>

C.2 – Format texte-micro

  1. Une zone de données commence par le nom de la zone à partir de la position 1, suivi d'un signe d'égalité (=) puis du contenu de la zone.

    Nom de l'objet=Peinture

  2. Il est conseillé de ne pas dépasser 80 caractères par ligne, mais il n'y a pas de limite imposée par le système. En format texte-micro, une ligne se termine à la séparation entre deux mots. On peut faire commencer les lignes qui suivent par un blanc, mais cela n'est pas obligatoire. Le système du RCIP ajoutera un blanc à la lecture des lignes de suite et supprimera les blancs superflus au moment de la mise en forme préalable au transfert dans un répertoire national.

    Voici un exemple de zone Description mise en forme selon la longueur recommandée de 80 caractères par ligne.

    DESCRIPTION=THE HUMAN HEAD HAS A LANDSCAPE DEFINING THE FACIAL DETAILS. A
    RAINBOW EXTENDS OVER THE HEAD FROM FRONT TO BACK, BEGINNING JUST ABOVE THE POSITION OF THE LEFT EYE AND
    CONTINUING DIAGONALLY TO A POSITION BEHIND THE RIGHT EAR. THE EYES ARE DEFINED BY FURROWS IN THE LANDSCAPE WHICH BEGIN
    OVER THE TEMPLES AND LOOP AROUND WHERE THE EYE SOCKETS ARE SITUATED.

  3. Les noms de zone peuvent comporter au maximum 25 caractères.
  4. Aucun blanc n'est autorisé de chaque côté du signe d'égalité.
  5. Une barre oblique (/) en position 1 d'une ligne indique la fin d'un document. Cette ligne ne doit contenir rien d'autre.
  6. Pour demander la suppression d'un enregistrement en format texte-micro, il faut indiquer l'identificateur de l'enregistrement ainsi que « ELIM=OUI ».

Exemple :
IDENTIFICATEUR=100
ELIM=OUI
/

REMARQUE : La présence d'un signe d'égalité dans les positions 1 à 25 d'une ligne de suite est interprétée comme le début d'une nouvelle zone de données. Si les données contiennent un signe d'égalité dans les positions 1 à 25, faites-les commencer à la position 26. Le système du RCIP supprimera les blancs superflus au moment de la mise en forme préalable au transfert dans le répertoire national. Une barre oblique en position 1 d'une ligne de suite a pour effet de mettre fin au document en cours et de commencer le suivant.

Exemple de fichier en format texte-micro

IDENTIFICATEUR=5321Fine Art
ETAB=Ultimate Art Gallery
DR=Western Art
OB=Painting
TOB=Oil
TI=Still Life on Table
AR=Nicholson, Ben
DFP=1950
CU=English
DAC=19600000
SO=New York Fine Arts, Inc
DE=The image appears to be viewed through a window frame, although all elements are drawn on a two-dimensional surface. Green and light blue tones dominate the central portion of the composition. Signature is on back, lower left.
/
IDENTIFICATEUR=6379Fine Art
ETAB=Ultimate Art Gallery
DR=Western Art
OB=Drawing
TOB=Ink
TI=Self-portrait
SUJ=Jacques Villon
AR=Villon, Jacques
MED=Ink on paper
DAC=19670000
SO=Rogers, Fred
DE=Signed in script lower right-hand corner, "Jacques Villon '49"
CL=Gallery 5;
/
IDENTIFICATEUR=100Fine Art
ELIM=Oui
/

Annexe D – Équipe de mise à l’essai

Le RCIP remercie les personnes et les établissements suivants pour leur participation à la mise à l’essai des procédures de versement de données dans Artefacts Canada par le biais d'Internet. Leurs suggestions utiles et les efforts déployés pour mettre ce processus à l'essai ont été indispensables à l'élaboration d'un outil simple pour verser de l'information dans une ressource nationale unique.

  • Donalee Deck, Université de Winnipeg, Museum of Anthropology
  • Serge Désaulniers, Musée Pierre-Boucher
  • Christine LaSalle, Musée d'art de Joliette
  • Marcel Parent, Biodôme de Montréal
  • Kathryn Rumbold, Canadian Museum of Health and Medicine, à l'hôpital de Toronto
  • David Smith, Cuadra Associates
  • Linda Tanaka, Vancouver Museum
  • Jim Whittome, Université de l'Alberta; Museums and Collections Services
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